Debit note là một thuật ngữ thường được sử dụng trong hoạt động xuất nhập khẩu và thuật ngữ này liên quan đến một loại chứng từ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó được sử dụng để điều chỉnh giá trị hoá đơn thương mại đã phát hành trước đó. vậy Debit note là gì? Cùng tìm hiểu với Vận Tải Năm Sao thông qua bài viết sau đây.
I. Debit Note là gì?
Debit note thường được biết đến với tên gọi là phiếu ghi nợ hay hoá đơn ghi nợ là một loại chứng từ được nhà cung cấp/bên bán tạo ra dùng để thông báo về số nợ của các hoá đơn thương mại chưa được thanh toán đầy đủ. Bên cạnh đó Debit note cũng có thể dùng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn hoặc cung cấp các thông tin liên quan đến các hoá đơn thanh toán sắp tới.
II. Debit note bao gồm những thông tin gì?
Thông thường debit note sử dụng trong xuất nhập khẩu thường sẽ bao gồm những thông tin như sau:
- Thông tin về người gửi và người nhận debit note.
- Số của hoá đơn gốc cần điều chỉnh.
- Lý do phát hành.
- Số lượng, giá trị hàng hoá và các thông tin khác cần phải điều chỉnh.
Thông thường lý do ghi nợ có thể bao gồm sự sai sót trong quá trình tính toán chi phí vận chuyển hoặc là những chi phí phát sinh khác.
Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan
III. Hướng dẫn sử dụng debit note trong xuất nhập khẩu
Nếu quý bạn chưa biết sử dụng debit thì sau đây sẽ là quy trình sử dụng loại chứng từ này.
1. Bên bán tiến hành lập debit note
- Đầu tiên bên bán phải xác định lý do cần phát hành loại chứng từ này. Xác định rõ ràng lý do cần điều chỉnh về giá trị của hoá đơn thương mại, ví dụ như sai sót trong quá trình tính toán chi phí vận chuyển, chi phí xăng dầu, chi phí bốc dỡ container…Ngoài lý do trên, bên bán cũng có thể lập loại chứng từ này để nhắc nhở về công nợ của hoá đơn thương mại gần nhất cần thanh toán hoặc hoá đơn thương mại sắp phải thanh toán.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu debit note do doanh nghiệp tự quy định hoặc sử dụng mẫu chung của ngành logistics, xuất nhập khẩu.
- Cung cấp thông tin chung về số hiệu debit note, ngày lập, tên, địa chỉ của bên bán và bên mua.
- Cung cấp thông tin về hoá đơn thương mại bao gồm: số hiệu, ngày lập, số lượng hàng hoá của hoá đơn cần điều chỉnh.
- Lý do ghi nợ: Giải thích chi tiết và rõ ràng về lý do cần điều chỉnh hoá đơn.
- Số tiền điều chỉnh: số tiền cần bổ sung hoặc khấu trừ vào hoá đơn hoặc số tiền cần thanh toán cho hoá đơn.
- Tổng số tiền sau khi đã điều chỉnh, đó là giá trị của hoá đơn mới sau khi đã được điều chỉnh.
- Thông tin thanh toán sẽ bao gồm phương thức thanh toán và hình thức thanh toán cụ thể.
- Người đại diện bên bán phải ký và đóng dấu mộc công ty.
- Sau khi đã hoàn tất sẽ gửi debit note cho bên mua, cùng với những chứng từ khác nếu có, chẳng hạn như vận đơn, hoá đơn thương mại… ).
Mẫu Debit Note của Vận Tải Năm Sao
2. Bên mua nhận debit và xử lý
Khi debit đã được gửi đi cho bên mua thì bên mua phải kiểm tra kỹ lưỡng nội dung để đảm bảo không có sai xót. Nếu có bất kì thắc mắc, bên mua phải liên hệ ngay với bên bán. Sau khi tất cả thông tin đã được kiểm tra chính xác, bên mua cần ký, xác nhận và ghi rõ ngày tháng nhận debit note.
Khi đã làm tất cả những điều trên thì bên mua sẽ thanh toán số tiền đã điều chỉnh ghi trên debit note cho bên bán. Bên mua có nhiệm vụ lưu giữ loại chứng từ này trong hồ sơ kế toán ít nhất là 5 năm.
IV. Ưu và nhược điểm của phiếu ghi nợ trong xuất nhập khẩu
Bất cứ loại chứng từ nào cũng có ưu và nhược điểm. Cũng vậy, debit note cũng có ưu nhược điểm.
1. Ưu điểm của phiếu ghi nợ
- Có tính chính xác: giúp điều chỉnh chính xác số tiền của các hoá đơn thương mại.
- Hạn chế xảy ra tranh chấp: Việc sử dụng phiếu ghi nợ ( debit note) giúp giảm thiểu nguy cơ xảy ra tranh chấp giữa bên mua và bên bán về giá trị của các hoá đơn thương mại.
- Tăng cường hiệu quả thanh toán: nếu xét về bản chất của phiếu ghi nợ thì nó đã là một lời nhắc nhở từ bên bán cho bên mua việc phải thanh toán các khoản chi phí còn tồn đọng. Ngoài ra, nó còn giúp điều chỉnh giá trị hoá đơn một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Thúc đẩy thương mại quốc tế: Debit Note tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều chỉnh giá trị giao dịch, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế diễn ra hiệu quả và thuận lợi.
2. Nhược điểm của phiếu ghi nợ
- Tăng thêm thủ tục: Việc lập và xử lý debit note sẽ có thể làm tố thêm thời gian và thủ tục so với việc thanh toán bình thường.
- Phát sinh chi phí: Việc in debit sẽ làm phát sinh thêm chi phí in ấn của doanh nghiệp.
- Nguy cơ xảy ra gian lận: Nếu debit note không được kiểm tra kỹ càng thì có thể phát sinh việc sử dụng vào mục đích gian lận để chiếm đoạt số tiền thể hiện trong debit.
- Phức tạp đối với doanh nghiệp nhỏ: Đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc không có nhiều kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu thì debit có thể gây phức tạp.
Như vậy, với những thông tin như trên, việc hiểu rõ về debit note trong xuất nhập khẩu cũng rất quan trọng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả trong quản lý tài chính và giao dịch thương mại quốc tế.