Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc tuân thủ các quy định, luật pháp quốc tế và trong nước là điều rất quan trọng. Và các loại giấy tờ, chứng từ là những thứ cần thiết để đảm bảo hàng hoá được lưu thông dễ dàng. Một trong số đó là giấy chứng nhận phân tích trong xuất nhập khẩu. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tạo dựng được lòng tin đối với khách hàng.
Mẫu giấy chứng nhận phân tích (COA)
I. Giấy chứng nhận phân tích trong xuất nhập khẩu là gì?
Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – COA) là một trong những tài liệu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá, đặc biệt đối với các mặt hàng như: công nghiệp, hoá chất, thực phẩm, dược phẩm,… COA cung cấp những thông tin chi tiết về thành phần, tính chất, chất lượng của sản phẩm, giúp sản phẩm đảmbảo đáp ứng được các tiêu chuẩn và quy định của nước nhập khẩu hàng hoá.
Bên cạnh đó cũng có một số ngành hàng cũng cần phải có giấy chứng nhận phân tích, chẳng hạn như ngành mỹ phẩm, sản phẩm công nghiệp, nông sản…. Điều này nhằm đáp ứng theo quy định nhập khẩu của các quốc gia trên thế giới hoặc trong một thị trường cụ thể.
Giấy chứng nhận phân tích trong xuất nhập khẩu
II. Giấy chứng nhận phân tích tại sao lại quan trọng?
Đây là những lý do sẽ giúp doanh nghiệp hiểu thêm vì sao giấy chứng nhận phân tích lại quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu.
1. Tuân thủ quy định pháp luật
Các quốc gia và các tổ chức trên thế giới đều có những tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng và độ an toàn của sản phẩm. COA là một trong những minh chứng rõ nét cho điều này.
2. Đảm bảo chất lượng sản phẩm
Giấy chứng nhận phân tích không chỉ chứng mịnh độ an toàn của sản phẩm mà đó còn là cam kết về chất lượng sản phẩm từ nha cung cấp.
3. Thúc đẩy cơ hội cạnh tranh
Một sản phẩm đảm bảo chất lượng và tính an toàn sẽ tạo dựng được niềm tin nơi người tiêu dùng tốt hơn là những sản phẩm không có những điều này. Đặc biệt đối với các thị trường khó tính như EU, Mỹ, Nhật thì COA lại càng chứng minh được giá trị của nó.
4. Giảm thiểu rủi ro pháp lý
Không có giấy chứng nhận phân tích ( COA ) sẽ là một rào cản lớn đối với doanh nghiệp. Hàng hoá sẽ bị từ chối nhập khẩu, nếu nặng hơn nữa thì sẽ bị đem đi tiêu huỷ gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
III. Giấy chứng nhận phân tích thường có những thông tin gì?
- Tên sản phẩm: tên đầy đủ của sản phẩm và mã sản phẩm.
- Nhà sản xuất: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của nhà sản xuất.
- Ngày sản xuất: Ngày sản xuất của lô hàng.
- Hạn sử dụng: Nếu có.
- Các thông số kỹ thuật: Thành phần, độ tinh khiết, độ ẩm, độ pH,…
- Kết quả kiểm nghiệm: Kết quả kiểm nghiệm các chỉ tiêu chất lượng.
- Phương pháp kiểm nghiệm: Phương pháp kiểm nghiệm được sử dụng.
- Người ký: Chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền.
Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói
IV. Giấy chứng nhận phân tích ( COA ) trong xuất nhập khẩu được cấp như thế nào?
Giấy chứng nhận phân tích trong xuất nhập khẩu sẽ được cấp theo các bước sau đây:
1. Xác định yêu cầu cụ thể của thị trường
Trước khi tiến hành xin COA doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kĩ thị trường nhập khẩu mà doanh nghiệp muốn xuất hàng sang. Những quy định tại thị rường nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp không vi phạm pháp luật tại thị trường đó, vì mỗi quốc gia đều có tiêu chuẩn nhập khẩu khác nhau với cùng một loại hàng hoá.
Chẳng hạn như khi nhập khẩu thực phẩm vào thị trường EU cần tuân thủ quy định của EFSA ( cơ quan an toàn thực phẩm Châu Âu), hay nhập khẩu hoá chất vào thị ttrường Mỹ cần phải tuân thủ tiêu chuẩn của EPA ( cơ quan bảo vệ môi trường).
2. Chọn đơn vị cấp giấy chứng nhận
Các tổ chức hoặc phòng thí nghiệm được công nhận thường là nơi cấp COA. Một số tổ chức uy tín có thể kể đến là:
- TUV Rheinland.
- SGS.
- Bureau Veritas.
- Intertek.
Ở thị trường Việt Nam, doanh nghiệp có thể đến các phòng thí nghiệm đạt chuẩn ISO 17025 hoặc các tổ chức được Bộ Khoa học và Công nghệ công nhận.
3. Chuẩn bị mẫu hàng hoá
Doanh nghiệp cần gửi mẫu sản phẩm đến đơn vị kiểm nghiệm. Mẫu này là mẫu đại diện cho lô hàng xuất khẩu, đáp ứng được những tiêu chí về bảo quản, đóng gói.
4. Thực hiện kiểm nghiệm
Sau khi đã gửi mẫu, các phòng thí nghiệm sẽ tiến hành phân tích những dữ liệu cần thiết dựa trên tiêu chuẩn quốc gia hoặc quốc tế. Quá trình này thường sẽ mất vài ngày đến vài tuần, tuỳ thuộc vào sản phẩm và mức độ phức tạp của phép thử nghiệm.
5. Nhận giấy chứng nhận
Sau khi đã hoàn tất kiểm nghiệm, nếu sản phẩm được đánh giá đạt tiêu chuẩn, doanh nghiệp sẽ nhận được COA. Và giấy chứng nhận này thường bao gồm những thông tin sau:
- Thông tin chi tiết về mẫu hàng hóa.
- Kết quả kiểm nghiệm từng chỉ tiêu.
- Kết luận về mức độ đạt tiêu chuẩn.
V. Các loại phòng thí nghiệm có thể cấp giấy chứng nhận phân tích
- Phòng thí nghiệm của nhà sản xuất: Hiện nay cũng có nhà sản xuất có phòng thí nghiệm riêng để kiểm tra chất lượng sản phẩm và cấp COA.
- Phòng thí nghiệm độc lập: Các phòng thí nghiệm này được công nhận bởi các tổ chức quốc tế như ISO/IEC 17025.
- Phòng thí nghiệm của các cơ quan nhà nước: Một số cơ quan nhà nước có thể cung cấp dịch vụ kiểm nghiệm và cấp COA.
VI. Những lưu ý khi xin cấp giấy chứng nhận phân tích trong xuất nhập khẩu
- Chọn phòng thí nghiệm uy tín: Việc kiểm định, kiểm nghiệm phải được phòng thí nghiệm uy tín thực hiện để đảm bảo tính chính xác của kết quả.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy chứng nhận phân tích: Giấy này khi nhận được, doanh nghiệp cần phải kiểm tra kỹ các thông tin trước khi đưa vào sử dụng.
- Bảo quản cẩn thận COA: COA là chứng từ, tài liệu quan trọng, cần được bảo quản cẩn thận cùng với những tài liệu và chứng từ khác.
Nói tóm lại, giấy chứng nhận phân tích là tài liệu quan trọng đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hoá. Việc hiểu rõ về loại giấy tờ này và quy trình cấp giấy sẽ giúp cho doanh nghiệp không gặp rắc rối hay bị vướng mắc.