Phân Phối Hàng Hóa Cho Đại Lý Nhiều Tỉnh: Quy Trình Từ Kho Đến Điểm Giao

Tóm tắt nhanh

• Phân phối hàng hoá cho đại lý có ít điểm hơn giao hàng lẻ nhưng mỗi điểm nhiều hàng hơn, và luôn đi kèm chứng từ và đối soát. Khâu chứng từ quan trọng không kém khâu vận chuyển.
• Chi phí phụ thuộc cách tính: theo chuyến, theo điểm hay theo khối lượng. Gom các điểm cùng hướng vào một chuyến là một cách giảm chi phí phổ biến, đổi lại đại lý phải chấp nhận khung ngày giao.
• Nhiều sự cố thường quy về năm vấn đề: giao trễ, sai đơn, hư hỏng, tranh cãi đối soát và hàng đổi trả. Phần lớn có thể phòng bớt nếu thống nhất quy trình từ đầu.

I. Phân Phối Cho Đại Lý Khác Giao Hàng Lẻ Thế Nào?

Giao cho đại lý thường có ít điểm hơn nhưng mỗi điểm nhiều hàng hơn. Đơn có chứng từ đi kèm, đại lý hay yêu cầu giao theo khung ngày giờ, và việc đối soát công nợ dựa trên chứng từ giao nhận. Vì vậy khâu chứng từ và đối soát quan trọng không kém khâu vận chuyển.

II. Quy Trình 6 Bước Từ Kho Đến Điểm Giao

1. Nhận hàng vào kho và kiểm: xác nhận số lượng, tình trạng và ghi nhận tồn.
2. Nhận đơn và chốt giờ cắt đơn: đơn nhận trước giờ nào thì giao theo lịch nào.
3. Chia đơn: nhặt hàng theo từng đại lý, kiểm lại, đóng gói và dán nhãn địa chỉ.
4. Gom tuyến: nhóm các điểm giao cùng hướng vào cùng chuyến và lên lịch.
5. Giao hàng và lấy chứng từ: biên bản giao nhận có xác nhận của đại lý.
6. Đối soát: đối chiếu chứng từ giao nhận với đơn hàng và phí, chốt theo kỳ đã thống nhất.

III. Tính Phí Theo Chuyến, Theo Điểm Hay Theo Khối Lượng?

Ngoài cách tính, phí còn chịu ảnh hưởng của khoảng cách, số điểm trong một chuyến, khối lượng, thời gian yêu cầu giao và các phụ phí như vùng xa hoặc giao gấp.

IV. Gom Tuyến Để Giảm Chi Phí

Khi nhiều điểm giao nằm cùng hướng, gom vào một chuyến giúp chia đều chi phí xe. Cách làm phổ biến là giao theo lịch cố định theo tuyến, ví dụ tuyến nào giao vào thứ mấy. Đổi lại, đại lý cần chấp nhận khung ngày giao, và đơn gấp sẽ bị tính phụ phí hoặc đi chuyến riêng.

V. Kho Phục Vụ Phân Phối Cần Có Gì?

• Khu nhận hàng và khu chia đơn đủ rộng để hai việc không vướng nhau.
• Cửa và khu vực bốc xếp phù hợp với xe tải sẽ ra vào.
• Lối đi cho xe nâng và vị trí hàng dễ nhặt, hàng bán chạy đặt gần khu xuất.
• Khu để hàng chờ xuất được chia theo tuyến giao.

VI. 5 Vấn Đề Hay Gặp Và Cách Phòng

Trong thực tế phân phối cho đại lý, các sự cố thường gặp là lệch số lượng giữa phiếu nhập và phiếu xuất, giao trễ vì tìm không ra đúng vị trí hàng trong kho, hoặc khi ghép nhiều đơn lên cùng một chuyến xe mà gặp đường sá không thuận lợi thì cả chuyến đều bị trễ theo. Kiểm đối chiếu ngay tại thời điểm nhập và xuất, cùng với việc đánh dấu rõ vị trí hàng, giúp giảm đáng kể các sự cố này.

VII. Chuẩn Bị Gì Để Nhận Phương Án Phân Phối?

1. Nơi hàng xuất phát (cảng, nhà máy) và loại hàng.
2. Danh sách điểm giao theo tỉnh hoặc huyện và số điểm mỗi tuần.
3. Quy cách hàng: pallet, carton, hàng rời, trọng lượng và kích thước.
4. Yêu cầu về thời gian giao và khung giờ nhận hàng của đại lý.
5. Chứng từ mà đại lý yêu cầu khi nhận hàng.

IX. Câu Hỏi Thường Gặp

Về tác giả: Trường Sơn, Quản lý tại 5STARTRANS, phụ trách mảng Warehouse & Distribution, làm việc với chủ kho và đơn vị vận hành kho tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai và Long An để tìm kho phù hợp cho từng nhu cầu của khách hàng.

Bài viết được cập nhật khi có thay đổi về cách tính phí hoặc điều kiện thuê kho trên thị trường.

Bài Viết Liên Quan

• Dịch vụ quản lý kho gồm những gì?
• Kho cho hàng nhập khẩu: kho thường hay kho ngoại quan?
• Kho và phân phối hàng hóa B2B