Tóm tắt nhanh
- Dịch vụ quản lý kho là việc giao cho một đơn vị khác lo phần vận hành hàng trong kho: nhận hàng, lưu trữ, theo dõi tồn, xuất hàng và báo cáo cho bạn.
- Phạm vi có thể chỉ gồm vài khâu hoặc trọn gói từ nhập kho đến đóng gói. Bạn nên xác định rõ mình cần khâu nào.
- Phần quan trọng nhất khi chọn không nằm ở giá, mà ở trách nhiệm khi có sai lệch: ai chịu khi hàng hao hụt, cách xử lý khi số liệu lệch, và bạn xem được tồn của mình bằng cách nào.
I. Quản Lý Kho Thuê Ngoài Là Gì?
Thuê kho và thuê quản lý kho là hai việc khác nhau. Thuê kho là bạn có chỗ để hàng. Thuê ngoài quản lý kho là bạn còn giao cho bên khác việc đếm hàng, xếp hàng, ghi nhận nhập xuất, theo dõi tồn và chuẩn bị hàng khi có đơn. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng việc chỉ thuê kho, rồi thêm quản lý khi lượng hàng và số đơn tăng đến mức tự làm không kịp.
II. Các Mảng Công Việc Trong Quản Lý Kho
- Nhập kho: nhận hàng từ xe hoặc container, đối chiếu chứng từ, kiểm số lượng và tình trạng, xếp vào vị trí và ghi nhận.
- Lưu trữ và quản lý tồn: theo dõi hàng theo vị trí, phân biệt theo lô hoặc hạn sử dụng nếu cần.
- Xuất kho: chuẩn bị hàng theo lệnh xuất, kiểm lại trước khi giao, bốc xếp lên xe.
- Kiểm kê: đối chiếu số liệu sổ sách với hàng thực tế, có thể kiểm toàn bộ một lần hoặc kiểm từng nhóm hàng theo chu kỳ.
- Báo cáo: nhập, xuất, tồn theo tần suất hai bên thống nhất.
- Nhặt hàng, đóng gói, dán nhãn: cho các đơn cần xử lý trước khi giao.
- Xử lý hàng trả về: nhận, kiểm tra và nhập lại kho hoặc tách riêng hàng lỗi.
III. Nhập Trước Xuất Trước (FIFO) Và Hết Hạn Trước Xuất trước (FEFO)
Hai cụm này hay xuất hiện trong hợp đồng kho. FIFO nghĩa là hàng nhập trước thì xuất trước, phù hợp với đa số hàng thông thường. FEFO nghĩa là hàng sắp hết hạn thì xuất trước, dành cho hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm hoặc dược liệu. Nếu hàng của bạn có hạn dùng, hãy nói rõ ngay từ đầu để đơn vị kho tổ chức vị trí và quy trình cho đúng.
Ba Cách Tổ Chức Quản Lý Kho
| Tự quản lý trong kho thuê | Thuê ngoài quản lý kho | Kho chung | |
| Ai làm việc | Đội của bạn | Đơn vị quản lý kho | Đơn vị kho, hàng của nhiều khách cùng khu |
| Bạn kiểm soát | Cao nhất | Qua quy trình và báo cáo đã thống nhất | Thấp hơn, theo quy định chung của kho |
| Phù hợp khi | Đã có đội kho và quy trình riêng | Lượng hàng biến động, chưa có đội kho | Lượng hàng nhỏ, ưu tiên tiết kiệm |
| Cần lưu ý | Bạn chịu toàn bộ chi phí nhân sự và sai sót | Phải thống nhất rõ trách nhiệm và báo cáo | Hỏi hàng của bạn có được tách khu vực và đánh dấu riêng không |
Không có lựa chọn nào đúng cho mọi doanh nghiệp. Hàng có quy trình rất đặc thù, hoặc sản lượng đủ lớn và ổn định để đầu tư đội ngũ riêng, thường hợp với tự quản lý. Lượng hàng lên xuống, chưa có đội kho, cần mở rộng nhanh, thường hợp với thuê ngoài.
IV. Phí Quản Lý Kho Thường Tính Thế Nào?
- Theo pallet mỗi tháng cho phần lưu kho.
- Theo lượt nhập/xuất cho phần nhận và xuất hàng.
- Theo đơn hàng cho phần nhặt hàng, đóng gói, dán nhãn.
- Trọn gói theo tháng cho kiểm đếm và báo cáo.
Điều cần hỏi là khoản nào đã gồm trong giá, khoản nào tính thêm, và có mức tối thiểu mỗi tháng không. Về các khoản phí thuê kho nói chung, xem bài Thuê kho theo pallet hay m²? Cách chọn và các khoản chi phí cần hỏi [LINK-BAI-PALLET-M2].
V. 8 Câu Hỏi Nên Hỏi Trước Khi Ký
- Ai chịu trách nhiệm khi hàng hao hụt, hư hỏng hoặc mất mát, và mức bồi thường tính thế nào?
- Hàng có được bảo hiểm không, ai là người mua bảo hiểm?
- Khi số liệu sổ sách lệch với hàng thực tế thì xử lý theo quy trình nào?
- Báo cáo gửi tần suất nào, theo mẫu nào?
- Bạn xem được tồn của mình vào lúc nào: theo thời gian thực hay cuối ngày?
- Nhận hàng vào kho được xác nhận thế nào: ai ký, kiểm ở mức nào?
- Hàng có hạn sử dụng hoặc yêu cầu đặc biệt được xử lý ra sao?
- Điều kiện và thời hạn chấm dứt hợp đồng, cách lấy hàng ra?
VI. Những Chỉ Số Nên Thống Nhất
- Độ chính xác tồn kho: số liệu sổ sách khớp hàng thực tế đến mức nào.
- Thời gian đưa hàng vào vị trí sau khi hàng đến kho.
- Thời gian chuẩn bị đơn sau khi có lệnh xuất.
- Tỷ lệ sai đơn hoặc thiếu hàng.
Đừng chỉ nghe con số cam kết. Hãy hỏi con số đó được đo bằng cách nào, do ai đo, và điều gì xảy ra nếu không đạt.
VII. Những Điều Chỉ Thấy Rõ Khi Đến Tận Nơi
Muốn biết một kho quản lý hàng tốt hay không, hãy đến xem lúc kho đang làm việc chứ không chỉ xem kho trống. Hãy để ý:
- Vị trí hàng có ký hiệu rõ (dãy, tầng, ô) hay không. Ở một số kho chúng tôi đến xem, xà kệ có dán nhãn ký hiệu theo dãy và tầng. Bạn nên hỏi kho dùng mã đó để tìm và đối chiếu hàng như thế nào.
- Hàng của các khách khác nhau có được tách khu hoặc đánh dấu riêng không.
- Khu nhận hàng và khu xuất hàng có tách nhau, đủ rộng để thao tác không.
- Có sổ hoặc bảng ghi nhận nhập xuất tại chỗ, và cách nhân viên đối chiếu khi hàng vào ra.
Những kho quản lý tốt mà chúng tôi từng thấy thường dùng mã vạch, cập nhật thẳng vào phần mềm quản lý kho ngay khi nhập và xuất hàng. Những kho chưa đầu tư phần mềm thường theo dõi bằng file Excel, cập nhật thủ công nên dễ sai lệch, và mỗi lần cần tìm một lô hàng hoặc chuẩn bị đơn để phân phối lại mất thêm thời gian đối chiếu.
VIII. Câu Hỏi Thường Gặp
1. Quản Lý Kho Thuê Ngoài Khác Gì Thuê Kho Thông Thường?
Thuê kho thông thường là bạn có chỗ để hàng và tự lo phần còn lại. Quản lý kho thuê ngoài thêm việc nhận hàng, theo dõi tồn, xuất hàng và báo cáo do bên khác đảm nhận theo quy trình đã thống nhất.
2. Có Cần Phần Mềm Quản Lý Kho (WMS) Không?
Tùy quy mô. Với ít mã hàng và ít đơn, sổ và bảng tính có thể đủ. Khi số mã hàng và số đơn mỗi ngày tăng, phần mềm giúp giảm sai sót. Điều quan trọng nhất là bạn xem được số liệu tồn của mình khi cần.
3. Bao Lâu Nên Kiểm Kê Một Lần?
Tùy loại hàng và giá trị hàng. Nhiều nơi kiểm định kỳ theo tháng hoặc quý, và kiểm thường xuyên hơn các nhóm hàng giá trị cao hoặc hay lệch tồn. Nên thống nhất lịch kiểm ngay trong hợp đồng.
4. 5STARTRANS Có Hỗ Trợ Dịch Vụ Này Không?
Có. Chúng tôi ghép kho đối tác có hình thức quản lý và báo cáo phù hợp với nhu cầu của bạn. Xem trang Dịch vụ kho và quản lý hàng [LINK-LANDING-QUAN-LY].
Về tác giả: Trường Sơn, Quản lý tại 5STARTRANS, phụ trách mảng Warehouse & Distribution, làm việc với chủ kho và đơn vị vận hành kho tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai và Long An để tìm kho phù hợp cho từng nhu cầu của khách hàng.
Bài viết được cập nhật khi có thay đổi về cách tính phí hoặc điều kiện thuê kho trên thị trường.
Bài viết liên quan
- Thuê kho theo pallet hay m²? [LINK-BAI-PALLET-M2]
- Phân phối hàng hóa cho đại lý nhiều tỉnh [LINK-BAI-PHAN-PHOI-DAI-LY]
- Dịch vụ kho và quản lý hàng [LINK-LANDING-QUAN-LY]
