Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Bill Of Lading (B/L) là một trong những chứng từ quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu hàng hóa, thủ tục hải quan và quá trình nhận hàng. Nếu hiểu sai hoặc khai sai Bill of Lading, doanh nghiệp có thể không lấy được hàng, phát sinh chi phí lớn hoặc tranh chấp pháp lý.
Bài viết này, 5Startrans sẽ giúp bạn hiểu Bill of Lading là gì, chức năng của B/L, B/L do ai phát hành, được phát hành khi nào, cũng như cách đọc Bill of Lading chuẩn thực tế.
I. Bill of Lading Là Gì?
Bill of Lading (B/L) – hay còn gọi là Vận đơn đường biển – là chứng từ vận tải do người chuyên chở (hãng tàu) hoặc đại lý của họ cấp cho người gửi hàng (Shipper) sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc được tiếp nhận để vận chuyển.
B/L đóng vai trò vừa là bằng chứng về việc nhận hàng, vừa là công cụ để chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa trong suốt hành trình từ cảng đi đến cảng đích.
👉 Trong xuất nhập khẩu, Bill of Lading là chứng từ cốt lõi, không thể thiếu đối với hàng vận chuyển đường biển.
II. Chức Năng Của Bill Of Lading (Chức Năng Của B/L)
Để hiểu tại sao B/L lại quan trọng hơn các loại giấy tờ khác, chúng ta cần nhìn vào 3 chức năng pháp lý sau:
2.1) Biên Lai Nhận Hàng (Receipt of Goods)
Xác nhận rằng hãng tàu đã nhận hàng từ Shipper đúng số lượng, chủng loại và tình trạng như mô tả.
2.2) Chứng Từ Sở Hữu Hàng Hóa (Document of Title)
Người cầm B/L hợp lệ có quyền:
- Nhận hàng
- Chuyển nhượng quyền sở hữu (với B/L gốc)
📌 Đây là chức năng khiến B/L quan trọng hơn Invoice hay Packing List.
2.3) Bằng Chứng Của Hợp Đồng Vận Chuyển (Evidence of Contract of Carriage)
B/L cụ thể hóa các thỏa thuận về vận tải giữa chủ hàng và hãng tàu (mặc dù bản thân nó không phải là hợp đồng vận chuyển như Contract mua bán).
III. Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Quy Trình Phát Hành B/L
3.1) Bill of Lading do ai phát hành?
Bill of Lading được phát hành bởi:
- Hãng tàu (Shipping Line)
- Hoặc đại lý được hãng tàu ủy quyền
👉 Không phải Shipper hay Forwarder nào cũng có quyền phát hành B/L (trừ khi là NVOCC được ủy quyền).
3.2) Bill of Lading được phát hành khi nào?
Bill of Lading được phát hành khi:
- Hàng đã được xếp lên tàu (On Board)
- Hoặc hãng tàu xác nhận đã nhận hàng để xếp
📌 Thời điểm phát hành B/L thường:
- Sau khi Shipper hoàn tất chứng từ & cước phí
- Sau ETD (ngày tàu chạy) từ 1–3 ngày
IV. Phân loại B/L phổ biến: Master Bill và House Bill
Trong thực tế, bạn sẽ thường xuyên bắt gặp hai khái niệm: Master Bill of Lading (MBL) và House Bill of Lading (HBL).
- Master Bill of Lading là gì? Đây là vận đơn do hãng tàu thực tế phát hành cho người đứng tên là Forwarder hoặc chủ hàng lớn. Nếu bạn làm việc trực tiếp với hãng tàu, bạn sẽ nhận MBL.
- House Bill of Lading (HBL): Là vận đơn do Forwarder phát hành cho khách hàng lẻ của họ. Một MBL có thể chứa nhiều HBL bên trong.
Phân Biệt Master Bill Of Lading Và House Bill Of Lading
| Tiêu chí | MBL | HBL |
|---|---|---|
| Người phát hành | Hãng tàu | Forwarder |
| Dùng để | Xin D/O | Giao dịch với chủ hàng |
| Giá trị pháp lý | Cao | Nội bộ |
| Thông quan | Dựa vào MBL | ❌ |
V. Các Thông Tin Trên Bill Of Lading (Cách Đọc Bill Of Lading)
Một Bill of Lading mẫu chuẩn quốc tế thường bao gồm các mục thông tin mà bạn cần phải biết cách đọc để đối soát với Invoice và Packing List:
- B/L No là gì? Đây là số vận đơn – mã số định danh duy nhất của lô hàng trên hệ thống hãng tàu. Bạn dùng số này để tra cứu lộ trình (tracking) và làm thủ tục hải quan.
- Shipper: Người gửi hàng (thường là người xuất khẩu).
- Consignee: Người nhận hàng. Đây có thể là đích danh người mua hoặc ngân hàng (nếu thanh toán qua L/C).
- Notify Party: Bên nhận thông báo khi hàng cập cảng. Thông tin này cần cực kỳ chính xác để hãng tàu gửi Arrival Notice kịp thời.
- Description of Goods: Mô tả hàng hóa, số lượng container, số seal. Thông tin này phải khớp 100% với Invoice.
- Port of Loading/Discharge: Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
- Freight details: Ghi chú cước phí (Prepaid hay Collect).
VI. Mối Liên Hệ Giữa Bill Of Lading – D/O – Consignee – Contract
B/L không hoạt động độc lập mà nằm trong một hệ sinh thái chứng từ chặt chẽ:
- B/L và Contract (Hợp đồng): Hợp đồng mua bán quy định loại B/L nào sẽ được sử dụng (B/L gốc hay Surrendered B/L).
- B/L và Invoice: Giá trị trên Invoice và số lượng trên B/L phải tương ứng để tính thuế nhập khẩu.
- B/L và Consignee/Notify Party: B/L xác định ai là người có quyền được thông báo (Notify Party) và ai là người có quyền nhận hàng (Consignee).
- B/L và D/O (Delivery Order): Đây là bước quan trọng nhất ở cảng đích. Người cầm B/L hợp lệ sẽ đến văn phòng hãng tàu để đổi lấy Lệnh giao hàng (D/O). Có D/O, bạn mới có thể làm thủ tục lấy hàng ra khỏi kho bãi.
VII. Bill Of Lading Có Dùng Để Khai Hải Quan Không?
👉 CÓ
Bill of Lading dùng để:
- Khai manifest
- Đối chiếu thông tin tờ khai
- Xin D/O
📌 Nhưng B/L không quyết định thuế, thuế căn cứ Invoice + HS Code.
VIII. Những Lỗi Thường Gặp Với Bill Of Lading
Việc sai sót thông tin trên B/L có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng:
- Mất B/L gốc: Đây là thảm họa. Quy trình để hãng tàu cấp lại B/L gốc rất phức tạp, thường yêu cầu ký quỹ ngân hàng lên tới 110-150% giá trị hàng hóa trong 2-5 năm.
- Sai lệch thông tin: Nếu thông tin trên B/L không khớp với Invoice, hải quan sẽ nghi ngờ về việc gian lận thương mại, dẫn đến kiểm hóa (Red Channel) gây tốn kém chi phí.
- Chậm trễ nộp B/L: Nếu tàu đã cập cảng mà Consignee chưa có B/L trong tay, hàng sẽ phải nằm lại bãi, phát sinh phí lưu kho (DEM/DET) rất cao.
Như vậy, Bill of Lading là chứng từ quan trọng bậc nhất, là cầu nối giữa người mua, người bán và đơn vị vận chuyển. Hiểu rõ từ B/L No là gì cho đến cách phân biệt Master Bill of Lading sẽ giúp bạn tự tin hơn trong các giao dịch quốc tế.
Để tối ưu quy trình, hãy luôn đảm bảo sự thống nhất giữa B/L và bộ chứng từ đi kèm như Invoice, Notify Party và sẵn sàng chuẩn bị các thủ tục để lấy D/O ngay khi hàng cập cảng.
