Để giúp các bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về invoice là gì? 5STARTRANS xin tổng hợp một số nội dung liên quan đến invoice trong xuất nhập khẩu hàng hoá.
INVOICE LÀ GÌ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU
I. Invoice là gì?
- Invoice là tên gọi thông dụng của Hóa đơn thương mại, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương cũng như trong hồ sơ khai báo hải quan để tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan. Khác với các loại hóa đơn thông thường trong nước, Invoice được lập theo form của người bán bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định.
- Trong hoạt động ngoại thương, hiện nay có 02 loại hóa đơn Invoice bao gồm Proforma invoice (PI) và Commercial invoice (CI).
1. Proforma invoice là gì?
- Proforma invoice (PI) được gọi là hóa đơn chiếu lệ, mang tính chất sơ bộ, không có giá trị thanh toán và pháp lý. Sau khi người mua Purchase order (PO) người bán, người bán sẽ căn cứ vào PO và gửi báo giá thông qua Proforma invoice (PI) để người mua nắm sơ bộ trị giá lô hàng. Vì mang tính chất sơ bộ, nên PI có thể được chỉnh sửa dựa vào thỏa thuận của các bên
2. Commercial invoice (CI) là gì?
- Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, người bán giao hàng cho người mua và cần người mua thanh toán số tiền lô hàng thì sẽ gửi Commercial invoice (CI) được gọi là hóa đơn thương mại đến người mua. Hóa đơn thương mại (CI) mang tính chất pháp lý và giá trị thanh toán đối với lô hàng. Đây là cơ sở để các cơ quan nhà nước căn cứ vào xác định giá trị lô hàng, thuế và các thủ tục hải quan.
- Vì tính chất pháp lý và giá trị thanh toán, nên trong hầu hết các trường hợp Invoice được hiểu là Commercial invoice và được gọi với tên thông thường là hóa đơn thương mại.
>>Xem thêm: Packing List là gì?
II. Cách lập Invoice
Dù không có một form mẫu nào cụ thể nhưng để là một hóa đơn thương mại đúng chuẩn thì phải có tối thiểu các thông tin sau:
1. Thông tin của Seller (người bán) bao gồm các thông tin quan trọng sau
- Tên của người bán
- Địa chỉ người bán
- Thông tin liên hệ (nếu có)
2. Thông tin của buyer (người mua) bao gồm các thông tin
- Tên của người mua hàng.
- Địa chỉ người mua (cần ghi rõ địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, vì nó liên quan đến làm thủ tục nhập khẩu, chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng, làm các chứng từ liên quan)
- Thông tin liên hệ (nếu có)
- Đó là các thông tin cơ bản về buyer và seller cần phải thể hiện lên các hợp đồng thương mại. Bất kỳ form mẫu nào cũng phải chứa đựng hai thông tin quan trọng này. Bên cạnh đó về mục seller và buyer người ta thường có thể thêm thông tin của người phụ trách.
3. Số hoá đơn và ngày phát hành hóa đơn
- Số hóa đơn ( Commercial No.): Tất cả các chứng từ đều phải có số của chứng từ, không ngoại trừ hóa đơn thương mại. Theo lời khuyên của Door to Door Việt thì số hóa đơn nên để ngắn gọn, dễ đọc dễ nhớ, thông thường người ta để số hóa đơn, số hợp đồng, số packing list cùng một số.
- Ngày phát hành hóa đơn (Date): Ngày phát hành hóa đơn thường để trùng với ngày phát hành packing list. Nhằm mục đích hạn chế việc nhầm lẫn về thời gian trên các chứng từ khác.
4. Thông tin về hàng hóa
- Tên hàng bằng tiếng anh (mô tả cụ thể nếu có)
- Đơn giá và đơn vị tính giá (ví dụ: nếu đơn giá là USD/PCE, thì đơn vị tính là PCE nếu đơn đơn giá là USD/KGS thì đơn vị tính là KGS …), cần phải lưu ý loại tiền thống nhất trên hóa đơn.
- Tổng tiền (amount): là tích giữa đơn giá và đơn vị tính
5. Các thông tin khác
- Tổng cộng (total) tiền bằng số và tổng tiền bằng chữ (by word)
- Điều kiện mua bán quốc tế – incoterms (ví dụ: CIF, Taichung Port, Taiwan)
- Ký tên và đóng dấu( nếu có) của nhà xuất khẩu
- Shipping cost (thông thường có nhiều người thêm vào, nhưng mục này theo Door to Door Việt là không nên, tốt nhất cộng vào trong tiền hàng)
Năm thông tin cơ bản trên có thể giải thích cho câu hỏi invoice là gì, hóa đơn thương mại là gì. Những thông tin trên không bắt buộc phải có tất cả. Đó là các thông tin cơ bản của một hóa đơn thương mại, cần thể hiện thông tin thống nhất giữa hóa đơn thương mại với các chứng từ khác gồm:
- Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.
- Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại
- Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa).
Trên đây là những thông tin xung quanh câu hỏi Invoice là gì? Hy vọng thông tin trên sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về Invoice cũng như vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu. Nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ Hotline/ Zalo: +84 964 74 22 64 ( Ms Thuý )
