Thuật Ngữ PO Là Gì? Các Thông Tin Liên Quan Tới PO (Purchase order) Hiện Nay

Tổng hợp các thông tin mà bạn đọc muốn biết về Po (Purchase order) là gì? Po được sử dụng như thế nào? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây của 5Startrans

I. PO (Purchase order) là gì? Bản chất của PO trong giao dịch thương mại

PO (Purchase Order) hay còn gọi là Đơn đặt hàng, là chứng từ thương mại do người mua phát hành để xác nhận việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ người bán theo các điều kiện đã thỏa thuận.

👉 Khi người bán chấp nhận PO, văn bản này có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng mua bán.

Purchase Order Dùng Trong Trường Hợp Nào?

PO được sử dụng phổ biến trong các tình huống:

• Mua bán hàng hóa trong nước
• Mua bán xuất nhập khẩu quốc tế
• Đặt hàng theo từng đợt (không ký hợp đồng dài hạn)
• Doanh nghiệp kiểm soát ngân sách & đơn hàng nội bộ
• Làm căn cứ:
  • Mở tờ khai hải quan
  • Thanh toán quốc tế
  • Kiểm tra công nợ

II. Nội dung chính của PO là gì?

Khi đặt hàng, để đảm bảo tính rõ ràng, đầy đủ thông tin mua hàng, Po có nội dung thông tin liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, đơn gia, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn, cam kết các bên….

Các nội dung cơ bản thường gặp trên Po bao gồm:

• Số PO (PO number): Thông tin này có thể hiểu là mã đơn hàng, dùng để đối chiếu thông tin giữa đơn đặt hàng của bên mua và hóa đơn của bên bán khi nhận được hàng hóa.
• Thông tin chi tiết về người mua: Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ giao hàng ưu tiên, số điện thoại và email liên hệ.
• Thông tin chi tiết về nhà cung cấp: Bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại hoặc email.
• Điều khoản thanh toán: Khung thời gian mà đơn hàng sẽ được thanh toán.
• Cách thức vận chuyển: Có thể là đường hàng không, đường thủy hay chuyển qua bưu điện thông thường.
• Ngày giao hàng và thời gian vận chuyển: Ngày gửi hàng mong muốn và dự kiến thời gian giao hàng thành công.
• Mã sản phẩm (nếu có): Mã tham chiếu trong danh mục cung cấp của bên bán.
• Mô tả về hàng hóa/sản phẩm/dịch vụ.
• Số lượng (nếu có).
• Đơn giá: Giá bán của 1 đơn vị sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ.
• Tổng cộng (chưa thuế).
• Các loại thuế, phí (nếu có): ví dụ như thuế VAT, phí ship,…
• Thành tiền: Tổng giá trị đơn hàng đã bao gồm các loại thuế, phí.
• Chữ ký.

III. Các Loại PO Phổ Biến Hiện Nay

• Standard PO – Đơn đặt hàng thông thường
• Blanket PO – PO khung dài hạn
• Planned PO – PO theo kế hoạch
• Contract PO – PO kèm điều khoản hợp đồng

IV. Tại sao phải sử dụng PO ?

Đối với doanh nghiệp hoạt động thương mại, tuân thủ điều lệ và hiểu được Po là gì sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra, đánh giá mọi vấn đề liên quan tới đơn hàng.

• PO là một loại chứng từ cho phép người mua có thể quản lý hoạt động mua hàng, dịch vụ của nhà cung cấp. Trong đó bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hóa, dịch vụ bên ngoài cung cấp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Bên cạnh đó giúp nhà cung cấp quản lý công nợ phải trả cho người bán.
• Đơn đặt hàng còn là một cơ sở pháp lý hoạt động cung cấp hàng hóa giữa bên bán và bên mua. Đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh của bên mua diễn ra bình thường. PO còn bảo vệ bên bán nếu như bên mua không thanh toán đủ số tiền được ký kết trong hợp đồng.

V. PO Có Giá Trị Pháp Lý Không?

✅ Có, nếu:

• PO thể hiện rõ các điều khoản mua bán
• Người bán xác nhận chấp nhận PO
• Nội dung không trái luật

Trong nhiều trường hợp, PO + Invoice + Packing List đã đủ căn cứ pháp lý để làm thủ tục hải quan mà không cần hợp đồng ngoại thương riêng.

VI. Tác dụng của PO là gì trong xuất nhập khẩu

• PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức.
• Chính vì thế, Với đơn đặt hàng (Purchase Order) được xác nhận từ hai phíanó sẽ được xem là bản cam kết để bên bán thực hiện, và bên mua xác nhận mua đúng và đủ số lượng hàng đã đặt trước.

VII. Phân Biệt PO Với Hợp Đồng Ngoại Thương

Doanh nghiệp SME thường dùng PO để tối giản thủ tục.

VIII. Dịch Vụ Tư Vấn Chứng Từ & Khai Báo Hải Quan

Nếu doanh nghiệp:

• Chưa rõ PO có đủ thay hợp đồng không
• Gặp vướng mắc khi khai báo hải quan bằng PO
• Cần kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu

👉 Vận Tải Năm Sao hỗ trợ:

• Tư vấn chuẩn hóa PO – Invoice – Packing List
• Khai báo hải quan nhanh – đúng quy định
• Vận chuyển quốc tế trọn gói

📞 Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết theo từng lô hàng.