Đa số những bạn làm trong ngành xuất nhập khẩu sẽ không thể không biết đến thuật ngữ booking note. Tuy nhiên để hiểu chi tiết về booking note là gì trong xuất nhập khẩu thì chắc hẳn nhiều bạn cũng chưa biết rõ. Vậy hãy cùng Vận Tải Năm Sao khám phá thông qua bài viết sau nhé.
I. Booking note là gì?
Booking note hay còn gọi là thỏa thuận lưu khoang là một loại chứng từ trong xuất nhập khẩu thể hiện việc đặt chỗ của chủ hàng với hãng tàu để vận chuyển. Thông thường thì chủ hàng sẽ chủ động thực hiện booking qua các forwarder hay những công ty logistics uy tín hoặc cũng có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu.
II. Quy trình lấy booking note từ các hãng tàu
Quá trình lấy loại chứng từ này thường được thông qua các forwarder hoặc các công ty logistics uy tín. chính vì thế quá trình lấy booking note sẽ được thực hiện như sau:
1. Liên hệ trực tiếp với forwarder hoặc công ty logistics
Sau khi chủ hàng đã chuẩn bị hàng hóa và giấy tờ xuất nhập khẩu đầy đủ, chủ hàng sẽ trực tiếp liên hệ với forwarder hoặc công ty logistics để thực hiện lấy booking note. Khi liên hệ để lấy loại chứng từ này, chủ hàng phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết như: cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont, rỗng- hạ cont, về free time cảng đi cảng đến…
Sau khi đã có đầy đủ những thông tin cần thiết Forwarder hay công ty logistics sẽ liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn được chuyến tàu phù hợp, đáp ứng được nhu cầu của chủ hàng. Khi đã lựa chọn được chuyến tàu phù hợp, forwarder hay công ty logistics sẽ thương lượng giá cước vận chuyển với hãng tàu để có được giá hợp lý và thực hiện gửi yêu cầu booking đến hãng tàu để giữ chỗ cho chủ hàng.
2. Kiểm tra chỗ trên tàu
Không phải bất cứ con tàu nào của bất cứ hàng tàu nào cũng luôn sẵn chỗ trống để chứa hàng. Điều này dẫn đến sau khi có booking gửi đến, hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra chỗ trên tàu để xem có chỗ phù hợp với nhu cầu của chủ hàng hay không. Nếu có thì thực hiện cấp booking, gửi thông báo xác nhận booking và packing list theo form của hãng tàu. Đây cũng chính là một lệnh cấp rỗng của hãng tàu.
3. Nhận tông tin và chuẩn bị cho hàng hóa lên tàu
Sau khi đã có thông tin chính xác về booking note từ forwarder hoặc công ty logistics, chủ hàng sẽ chuẩn bị hàng hóa để đóng vào container và hoàn thành thủ tục hải quan cần thiết cho lô hàng. Lúc này nhân viên sẽ nhận được lệnh cấp rỗng để đi đóng hàng.
III. Khi lấy booking note cần lưu ý những gì?
- Cần chắc chắn đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa trước khi lấy booking note. Bởi vì như vậy sẽ chỉ chờ cấp container rỗng và đóng hàng rồi kéo đi ra cảng.
- Chủ hàng cần chủ động liên hệ forwarder hoặc công ty logistics để nắm rõ lịch tàu chạy.
- Tìm kiếm những forwarder hay công ty logistics uy tín để cung cấp booking note một cách chính xác nhất, tránh gây ra sai sót, nhầm lẫn.
Nói tóm lại, booking note là một trong những loại chứng từ cần thiết trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Nếu không có loại chứng từ này chủ hàng hay doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc biết được những thông tin về khong chứa hàng trên tàu cũng như giá cước vận chuyển hay lịch trình tàu chạy. Nếu còn có thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Vận Tải Năm Sao để được tư vấn và hỗ trợ.
