Thuật ngữ Invoice Là Gì ? Các Thông Tin Liên Quan Đến Invoice

Trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, Invoice là một trong những giấy tờ bắt buộc khi khai báo hải quan và thanh toán quốc tế. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa Invoice – PO – Contract, hoặc lập Invoice sai thông tin, dẫn đến bị hải quan nghi vấn, yêu cầu sửa tờ khai hoặc truy thu thuế.

Bài viết này, 5Startrans giúp bạn hiểu Invoice là gì? Invoice dùng để làm gì, và những thông tin bắt buộc phải có trên Invoice theo thực tế khai báo hải quan tại Việt Nam.

I. Invoice Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu ? Hoá Đơn Thương Mại là gì?

Invoice (Commercial Invoice) là hóa đơn thương mại do người bán phát hành cho người mua, dùng để:

• Xác nhận giá trị hàng hóa/dịch vụ đã bán
• Làm căn cứ thanh toán
• Là chứng từ chính để khai báo hải quan

👉 Trong xuất nhập khẩu, Invoice là chứng từ bắt buộc, dù có hay không có hợp đồng ngoại thương.

II. Invoice và Commercial Invoice Có Phải Là Một Không?

Vì tính chất pháp lý và giá trị thanh toán, nên trong hầu hết các trường hợp Invoice được hiểu là Commercial invoice và được gọi với tên thông thường là hóa đơn thương mại.

Vậy Vì Sao Lại Có Hai Cách Gọi?

📌 Trong xuất nhập khẩu, nên dùng thuật ngữ Commercial Invoice để:

• Tránh nhầm với hóa đơn nội địa
• Đúng ngữ cảnh pháp lý quốc tế

III. Invoice Được Dùng Trong Trường Hợp Nào?

Invoice được sử dụng trong hầu hết các nghiệp vụ:

• Xuất khẩu – nhập khẩu hàng hóa
• Khai báo hải quan
• Thanh toán quốc tế (T/T, L/C…)
• Quyết toán thuế, kế toán

📌 Không có Invoice → không thể mở tờ khai hải quan.

IV. Invoice Có Giá Trị Pháp Lý Không?

✅ Có, Invoice có giá trị pháp lý khi:

• Thể hiện rõ giao dịch mua bán
• Thông tin trùng khớp với thực tế hàng hóa
• Phù hợp với PO / Contract (nếu có)

👉 Hải quan căn cứ Invoice để:

• Xác định trị giá tính thuế
• Kiểm tra tính trung thực của giao dịch

V. Phân Biệt Invoice Với PO Và Packing List

VI. Cách lập Hoá Đơn Thương Mại Invoice

Dù không có một form mẫu nào cụ thể nhưng để là một hóa đơn thương mại đúng chuẩn thì phải có tối thiểu các thông tin sau:

1. Thông tin của Seller (người bán) bao gồm các thông tin quan trọng sau

• Tên của người bán
• Địa chỉ người bán
• Thông tin liên hệ (nếu có)

2. Thông tin của buyer (người mua) bao gồm các thông tin

• Tên của người mua hàng.
• Địa chỉ người mua (cần ghi rõ địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, vì nó liên quan đến làm thủ tục nhập khẩu, chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng, làm các chứng từ liên quan)
• Thông tin liên hệ (nếu có)
• Đó là các thông tin cơ bản về buyer và seller cần phải thể hiện lên các hợp đồng thương mại. Bất kỳ form mẫu nào cũng phải chứa đựng hai thông tin quan trọng này. Bên cạnh đó về mục seller và buyer người ta thường có thể thêm thông tin của người phụ trách.

3. Số hoá đơn và ngày phát hành hóa đơn

• Số hóa đơn ( Commercial No.): Tất cả các chứng từ đều phải có số của chứng từ, không ngoại trừ hóa đơn thương mại. Theo lời khuyên của Door to Door Việt thì số hóa đơn nên để ngắn gọn, dễ đọc dễ nhớ, thông thường người ta để số hóa đơn, số hợp đồng, số packing list cùng một số.
• Ngày phát hành hóa đơn (Date): Ngày phát hành hóa đơn thường để trùng với ngày phát hành packing list. Nhằm mục đích hạn chế việc nhầm lẫn về thời gian trên các chứng từ khác.

4. Thông tin về hàng hóa

• Tên hàng bằng tiếng anh (mô tả cụ thể nếu có)
• Đơn giá và đơn vị tính giá (ví dụ: nếu đơn giá là USD/PCE, thì đơn vị tính là PCE nếu đơn đơn giá là USD/KGS thì đơn vị tính là KGS …), cần phải lưu ý loại tiền thống nhất trên hóa đơn.
• Tổng tiền (amount): là tích giữa đơn giá và đơn vị tính

VII. Doanh Nghiệp Có Thể Tự Lập Invoice Không?

✅ Được

Invoice không có mẫu cố định, miễn là:

• Phù hợp giao dịch thực tế
• Đầy đủ nội dung cần thiết
• Thông tin trung thực

VIII. Các Thông Tin Khác Trong Hoá Đơn Thương Mại Invoice

• Tổng cộng (total) tiền bằng số và tổng tiền bằng chữ (by word)
• Điều kiện mua bán quốc tế – incoterms 2020 (ví dụ: CIF, Taichung Port, Taiwan)
• Ký tên và đóng dấu( nếu có) của nhà xuất khẩu
• Shipping cost (thông thường có nhiều người thêm vào, nhưng mục này theo Door to Door Việt là không nên, tốt nhất cộng vào trong tiền hàng)

Năm thông tin cơ bản trên có thể giải thích cho câu hỏi invoice là gì, hóa đơn thương mại là gì. Những thông tin trên không bắt buộc phải có tất cả. Đó là các thông tin cơ bản của một hóa đơn thương mại, cần thể hiện thông tin thống nhất giữa hóa đơn thương mại với các chứng từ khác gồm:

• Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.
• Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại
• Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa).

IX. Dịch Vụ Kiểm Tra & Chuẩn Hóa Invoice Khi Khai Hải Quan

Nếu bạn:

• Chưa chắc Invoice đã đúng chuẩn hải quan
• Bị hải quan yêu cầu sửa Invoice
• Cần soát lỗi Invoice – HS Code – PO trước khi mở tờ khai

👉 Vận Tải Năm Sao hỗ trợ:

• Kiểm tra & chuẩn hóa Invoice
• Khai báo hải quan trọn gói
• Tư vấn giảm rủi ro truy thu thuế

📞 Liên hệ để được tư vấn theo từng lô hàng cụ thể.