Thuật Ngữ Notify Party Là Gì? Vai Trò Của Notify Party Trong Xuất Nhập Khẩu & Logistics

Trong bộ chứng từ vận tải quốc tế, bên cạnh các thuật ngữ quen thuộc như Shipper, Consignee, thì Notify Party là một khái niệm thường xuyên xuất hiện trên Bill of Lading (B/L). Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp chưa hiểu đúng Notify Party là ai, có quyền nhận hàng hay không, và khai sai Notify Party có ảnh hưởng gì.

Bài viết này, 5Startrans sẽ giúp bạn hiểu rõ Notify Party là gì, vai trò thực tế của Notify Party, và phân biệt Notify Party với Consignee trong logistics.

I. Notify Party Là Gì?

Notify Party (tạm dịch: Bên nhận thông báo) là bên được hãng tàu hoặc hãng vận chuyển thông báo khi hàng hóa đến cảng đến.

👉 Notify Party có thể là người nhận hàng (Consignee), nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Trong nhiều giao dịch, hai đối tượng này hoàn toàn khác nhau.

Notify Party thường xuất hiện trên:

• Bill of Lading (B/L)
• Sea Waybill
• Air Waybill (AWB)

II. Vai Trò Của Notify Party Trong Xuất Nhập Khẩu

Trong một quy trình vận tải quốc tế phức tạp, Notify Party đóng vai trò là “trạm trung chuyển thông tin”. Cụ thể:

2.1) Tiếp nhận Thông báo hàng đến (Arrival Notice – AN)

Đây là vai trò cốt lõi nhất. Khi tàu cách cảng đích khoảng 1-2 ngày, hãng tàu sẽ gửi AN. Notify Party dựa vào đây để biết chính xác:

• Ngày tàu cập cảng (ETA).
• Các loại phí local charges tại cảng đích cần thanh toán.
• Địa điểm lấy lệnh giao hàng (D/O).

2.2) Phối hợp làm thủ tục hải quan và nhận hàng

Nếu Notify Party là các công ty Forwarder hoặc đại lý hải quan, họ sẽ thay mặt chủ hàng chuẩn bị sẵn bộ chứng từ, mã số thuế và các giấy phép cần thiết ngay khi nhận được thông báo, giúp rút ngắn thời gian thông quan.

2.3) Cầu nối trong thanh toán quốc tế

Trong các giao dịch sử dụng tín dụng thư (L/C), ngân hàng thường xuất hiện ở mục Consignee (Người nhận hàng theo lệnh). Khi đó, Notify Party thường là người mua thực sự. Vai trò của người mua lúc này là nhận thông báo để thực hiện các nghĩa vụ thanh toán với ngân hàng nhằm lấy được bộ chứng từ gốc để đi nhận hàng.

📌 Notify Party chỉ hỗ trợ về mặt thông tin, không có quyền pháp lý để nhận hàng.

III. Notify Party Có Quyền Nhận Hàng Không?

❌ KHÔNG

Chỉ có:

• Consignee, hoặc
• Bên được Consignee ủy quyền hợp pháp

mới có quyền:

• Xin D/O
• Lấy hàng tại cảng/kho

👉 Notify Party không thể tự ý lấy hàng, dù tên có ghi trên B/L.

>> Xem thêm: Thuật Ngữ Consignee là gì ?

IV. Notify Party Thường Là Ai?

Tùy vào điều kiện mua bán và phương thức thanh toán, Notify Party có thể là một trong các đối tượng sau:

1. Chính là Consignee: Nếu người mua tự làm thủ tục nhập khẩu, trên Bill of Lading thường ghi “Same as Consignee” ở mục Notify Party.
2. Đại lý vận chuyển (Forwarder/Logistics Provider): Người mua thuê Forwarder làm dịch vụ trọn gói. Forwarder đứng tên Notify Party để chủ động xử lý hàng hóa ngay khi tàu cập.
3. Công ty Logistics tại cảng đích: Đối với các lô hàng lẻ (LCL), Notify Party thường là đại lý của bên gom hàng để họ thực hiện việc rã hàng (de-consolidation).
4. Người mua thực sự (trong trường hợp thanh toán L/C): Khi ngân hàng giữ quyền sở hữu hàng (Consignee: To order of Bank…), thì Notify Party phải là tên công ty người mua để họ biết đường đi nộp tiền cho ngân hàng.

📌 Rất nhiều lô hàng khai:

• Consignee: Người nhập khẩu
• Notify Party: Forwarder tại Việt Nam

V. Khi Nào Cần Khai Notify Party?

Bạn nên khai Notify Party khi:

• Consignee không trực tiếp theo dõi lô hàng
• Ủy quyền cho forwarder xử lý chứng từ
• Muốn nhận thông báo sớm để chuẩn bị thủ tục

👉 Khai Notify Party giúp chủ động logistics, nhưng không ảnh hưởng quyền sở hữu hàng hóa.

VI. Phân Biệt Notify Party Với Consignee

Đây là phần gây nhầm lẫn nhiều nhất cho những người mới vào nghề. Hãy theo dõi bảng so sánh dưới đây:

📌 Consignee quyết định quyền nhận hàng, Notify Party chỉ hỗ trợ thông tin.

VII. Có Thể Ghi Notify Party Giống Consignee Không?

✅ CÓ

Trong thực tế:

• Nhiều B/L ghi:
  • Consignee: Công ty A
  • Notify Party: Công ty A

👉 Cách này giúp:

• Chủ hàng chủ động theo dõi lô hàng
• Tránh bỏ sót thông báo

VIII. Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai Notify Party

Việc điền sai số điện thoại, email hoặc tên công ty tại mục Notify Party có thể dẫn đến những hậu quả dây chuyền:

• Rắc rối khi chỉnh sửa Bill of Lading: Để sửa thông tin trên B/L sau khi tàu đã chạy, bạn phải tốn phí chỉnh sửa (Amendment fee) dao động từ $40 – $100 tùy hãng tàu, chưa kể thủ tục rườm rà.
• Phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET): Nếu hãng tàu không thể gửi thông báo hàng đến do thông tin sai, chủ hàng sẽ không biết hàng đã về. Mỗi ngày trễ hạn, chi phí tại cảng là cực kỳ lớn.
• Chậm trễ trong sản xuất và kinh doanh: Hàng về kho chậm đồng nghĩa với việc đứt gãy chuỗi sản xuất hoặc không có hàng giao cho khách.

📌 Các lỗi này thường dẫn đến:

• Phát sinh lưu container, lưu bãi
• Trễ xin D/O

IX. Notify Party Có Bắt Buộc Phải Khai Không?

❌ KHÔNG BẮT BUỘC

• Notify Party có thể để trống
• Nhưng nên khai để:
  • Chủ động nhận thông tin
  • Phối hợp tốt với forwarder

👉 Đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp mới làm XNK.

X. Notify Party Trong Thanh Toán L/C

Trong các lô hàng thanh toán bằng L/C:

• Notify Party thường là:
  • Ngân hàng
  • Đại lý được chỉ định

📌 Việc khai sai Notify Party trong L/C có thể gây:

• Ngân hàng từ chối thanh toán
• Không khớp chứng từ

XI. Notify Party Có Liên Quan Đến Hải Quan Không?

👉 KHÔNG trực tiếp

• Hải quan không căn cứ Notify Party
• Hải quan chỉ quan tâm:
  • Consignee
  • Người nhập khẩu
  • Chứng từ hợp lệ

Notify Party chỉ hỗ trợ quy trình logistics, không ảnh hưởng đến thuế hay thông quan.

XII. Tư Vấn Khai Báo Chứng Từ Vận Tải & Hải Quan

Nếu bạn:

• Chưa rõ nên khai Notify Party là ai
• Bị vướng khi Consignee ≠ Buyer
• Muốn kiểm tra B/L trước khi tàu chạy

👉 Vận Tải Năm Sao hỗ trợ:

• Soát lỗi B/L – Notify Party – Consignee
• Tư vấn mô hình giao nhận phù hợp
• Khai báo hải quan & giao hàng trọn gói

📞 Liên hệ để được tư vấn chi tiết theo từng lô hàng.